FileMakerの基礎 「レコードのエクスポート」後編 ~グループ化の基準とは?~

FileMakerの基礎 「レコードのエクスポート」後編 ~グループ化の基準とは?~

「レコードのエクスポート」は、FileMaker Proにあるデータを他のアプリケーションで読み込める形式に出力することができます。
レコードのエクスポートには、二つの方法があります。

①メニュー バーから行う方法
②スクリプト「レコードのエクスポート」を使用する方法

前編・中編では①と②の説明をしました。
この後編では、皆様、気になっておられるのではないでしょうか?

この、グループ化の基準の説明をしていきたいと思います。

 

⚫︎グループ化の基準はいつ使うのか?

各レコードの代わりにグループ化された集計値をエクスポートする場合、とFileMakerヘルプに記載があります。
参考:FileMaker Pro 16 ヘルプ(https://fmhelp.filemaker.com/help/16/fmp/ja/#page/FMP_Help%2Fexporting-data.html)

端的に申しますと、集計フィールドの値をエクスポートさせたい場合に使用します。

 

⚫︎グループ化の基準は、どうやって設定するのか?

①の方法の場合

事前準備としてソートをかけておく必要があります。ソートしているフィールドの名前がグループ化の基準に表示されます。

フィールドの名前の左にある四角をクリックしてチェックを入れてからフィールドのエクスポート順を設定します。

②の方法の場合

左枠のフィールドをクリックし、真ん中にあるグループ化の基準ボタンを押すとグループ化の基準に表示されます。表示されてからフィールドのエクスポート順を設定します。

こちらの方法でも、ソートは必須です。
[レコードのエクスポート]スクリプトステップの前に[レコードのソート]スクリプトステップを設定しておく必要があります。

 

ここで注意点!

フィールドのエクスポート順を設定した後、グループ化の基準を設定してもソートされた値が出力されません!

◎tips5と◎tips4を見比べてみてください。

tips5

tips4

 

斜体になっている項目があるのがわかりますでしょうか?
この斜体になっている項目がソートされた時の集計値を出してくれます。

 

では、実践してみましょう!
今回もサンプルファイルを使用します。
この実践は①の方法で行います。

名前で昇順ソートをかけます。
ソートにより合計金額が出てきました。
この合計金額をエクスポートしてみます。

集計の値のみ出力されました。

 

皆様のご想像と違ったのではないでしょうか?
FileMakerのように各レコードの値も出力されてほしいところだと思います。

ここで、プライマリーキーを設定します。(値はシリアル番号です)

名前とプライマリーキーで昇順ソートをかけます。

ソートによる合計金額等に変化は出ません。

 

それでは、エクスポートの設定をしていきます。

プライマリーキーにもチェックを入れます。

各レコードの値も出力されました!

 

見ての通り、FileMakerのような

1 小計パートで表示している項目( 果物の名前 合計金額 )
2 各レコードの値

1・2を繰り返すような出力はされないので、ご注意ください。

 

グループ化の基準を設定したことによって、

・合計金額
・合計金額基準 名前
・合計金額基準 プライマリーキー

上記の項目がエクスポート順に出てきました。
出力したいのは名前でソートした時の値だけ・・・

必要な値以外はフィールドのエクスポート順から消せます!

今回、実践では①の方法で行いましたが、②の方法でも同様の手順を設定すれば同じものが出力されます。

 

前編・中編・後編と初歩的なTipsになりましたが、皆様の開発の一助となれば幸いです。

 


FileMakerの基礎 「レコードのエクスポート」中編 ~出力方法その2 スクリプト~

「レコードのエクスポート」は、FileMaker Proにあるデータを他のアプリケーションで読み込める形式に出力することができます。

今回も前編に引き続きExcelで読み込める形式に出力します。

レコードのエクスポートには、二つの方法があります。

①メニュー バーから行う方法

②スクリプト「レコードのエクスポート」を使用する方法

中編では②の方法を説明いたします。

 

今回も「果物」サンプルファイルを使用します。

 

■ステップ1:スクリプトを作成

メニュー バーから

スクリプトワークスペースを選択します。

新規スクリプトを作成し、「レコードのエクスポート」スクリプトステップを設定します。

 

■ステップ2:「レコードのエクスポート」ダイアログの設定

ダイアログあり:オン にしておくと[ファイルへのレコードのエクスポート]ダイアログ等が表示されます。

下記のステップ3とステップ4を設定している場合、特に確認等が必要でなければ、ダイアログあり:オフ にしておきましょう。

 

■ステップ3:「レコードのエクスポート」出力ファイルの設定の設定

「レコードのエクスポート」スクリプトステップの右にある歯車マークをクリックし、

出力ファイルの指定ボタンをクリックすると[出力ファイルの指定]ダイアログが表示されます。

以下の設定を行います。

・ファイルパスを指定(手入力または右上にあるファイルの追加を利用。変数を指定することもできる)

・ファイルタイプを設定(今回はExcelワークブックス)

・保存後の動作を設定 ファイルを自動的に開く

ファイルを添付した電子メールを作成

(動作させる項目にチェックを入れる)

 

設定後 OKをクリックすると

ファイルタイプをExcelワークブックスを設定した場合は、Excelオプションが設定できます。

 

■ステップ4:エクスポート順の指定

レコードのエクスポート」スクリプトステップの右にある歯車マークをクリックし、エクスポート順の指定ボタンをクリックすると[フィールドデータのエクスポート順]ダイアログが表示されます。

前編のステップ3と同じ操作で設定すると

設定を終えたらOKをクリック!

最後にスクリプトを保存して実行させれば・・・  エクスポートファイルが作成されます!

実は・・・

ステップ1の段階で、レコードのエクスポートができます。

「レコードのエクスポート」スクリプトステップの ダイアログあり:オン となっていればスクリプトを実行した場合、[ファイルへのレコードのエクスポート]ダイアログが表示されます。

前編のステップ2からの操作をすればエクスポートができるのです。しかしながらこれでは、スクリプトに設定した意味がないと思われます。

①の方法でエクスポートさせるのと何ら変わりありませんので・・・

ここで注意点!

①の方法では、事前に操作での準備が必須でしたが、②の方法はスクリプトなので、

「レイアウト切り替え」スクリプトステップをレコードのエクスポートの前に入れておけば問題ありません。

検索も同様です。

②の方法でも繰り返しフィールドは、そのフィールドの最初の項目のみエクスポートされますので、ご注意を。

「レコードのエクスポート」中編はここまで

後編へ続きます

 

 

 

 

 

 

 


FileMakerの基礎 「レコードのエクスポート」前編 ~出力方法その1 メニューバー~

「レコードのエクスポート」は、FileMaker Proにあるデータを他のアプリケーションで読み込める形式に出力することができます。
今回はExcelで読み込める形式に出力します。
レコードのエクスポートには、二つの方法があります。
①メニュー バーから行う方法
②スクリプト「レコードのエクスポート」を使用する方法

前編では①の方法を説明いたします。

「果物」 サンプルファイルを使用します。

ステップ1:レコードのエクスポートを選択


メニュー バーから


レコードのエクスポートを選択します。

ステップ2:[ファイルへのレコードのエクスポート]での設定

[ファイルへのレコードのエクスポート]というダイアログボックスが表示されす。
ここで、以下の項目の設定ができます。

・エクスポートするデータのファイル名
・エクスポート先(写真の場合はダウンロードになっています。)
・ファイルの形式(今回はExcelワークブックスを設定しています。)
・保存後の設定

ファイルを自動的に開く その名の通り保存後にエクスポートしたファイルを開いてくれます。
ファイルを添付した電子メールの作成 保存したファイルを添付した電子メールを作成します。
設定を終え、保存を押します。


Excelワークブックスを設定した場合は、Excelオプションが設定できます。

ステップ3:[フィールドデータのエクスポート順]での設定


[フィールドデータのエクスポート順]ダイアログボックスで、エクスポートするフィールドを選択します。

フィールド選択の方法
・表示されているフィールドをダブルクリック
・表示されているフィールドをクリック後(複数選択可) 中央にある移動ボタンをクリック
・中央にある全て移動ボタンをクリック(テーブル全てのフィールド)上記のうちのいずれかでフィールドを選択します。


選択すると、右側のフィールドのエクスポート順にフィールド名が表示されます。

オプションの設定
・出力ファイルの文字セット
・エクスポートされたデータに現在のレイアウトのデータ書式を適用する
このオプションは 特に設定しなくても大丈夫です。

ステップ4:エクスポート実行
最後に右下のエクスポートボタンを押せば・・・


エクスポートファイルが作成されます!

ここで注意点!
事前準備が必須です。
・①の方法では、先にエクスポートしたいデータのあるレイアウトにしておく必要があります。
・必要なデータのみをエクスポートする場合、検索等をして絞りこんでおく必要があります。

例えば、果物の中でも「バナナ」だけをエクスポートしたい場合
「バナナ」で検索をかけて、上記のエクスポートの手順を行えば・・・

「バナナ」のみのエクスポートファイルが作成されます。
・繰り返しフィールドは、そのフィールドの最初の項目のみエクスポートされます。
「レコードのエクスポート」前編はここまで

中編へ続きます